Mỗi doanh nghiệp có thể được hưởng lợi từ tinh thần làm việc nhóm tuyệt vời. Cộng tác là chìa khóa, cho dù bạn đang bán thiết kế hoa hay phát triển ứng dụng điện thoại thông minh tiếp theo. Nhưng sự cộng tác tuyệt vời đòi hỏi phải giao tiếp tuyệt vời. Và chất lượng giao tiếp đó, theo các nghiên cứu cho thấy, có giá trị hơn nhiều so với số lượng.
Thật không may, cộng tác theo nhóm thường trở nên kém đi. Điều này đặc biệt có khả năng nếu các thành viên trong nhóm:
- Không có tầm nhìn chung hoặc mục tiêu chung
- Không hiểu hoặc thống nhất về trách nhiệm của họ, dẫn đến nhầm lẫn hoặc chia đôi nhiệm vụ
- Thiếu giao tiếp hoặc không’tin tưởng lẫn nhau (có khả năng nhất định khi họ không gặp mặt trực tiếp)
- Không có cơ hội cân nhắc về các quyết định hoặc thay đổi đối với dự án
- Không được khuyến khích đổi mới hoặc thảo luận về những ý tưởng mới (quá nhiều ý tưởng nhóm có thể dẫn đến tạo rào cản).
Không chỉ mọi người sẽ hạnh phúc hơn nếu họ làm việc tốt cùng với nhau, mà theo nghiên cứu chỉ ra rằng các công ty tăng cường cộng tác có khả năng tạo hiệu suất cao gấp năm lần. Điều đó đặc biệt đúng khi nhân viên làm việc hướng tới mục đích hoặc mục tiêu chung.
Bạn có thể khiến điều đó xảy ra cho doanh nghiệp của bạn như thế nào?
Những ngày này, có tất cả các loại công cụ cộng tác trực tuyến để giúp nhóm của bạn giao tiếp tốt và luôn đồng bộ. Những công cụ phù hợp với bạn ở đâu đó ngoài kia. Tất cả đều phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Sau đây là một vài công cụ của Microsoft có thể giúp ích.
1. Các công cụ quản lý dự án giúp duy trì mọi thứ đúng hướng
Cho dù bạn có lên kế hoạch cho đám cưới hay xây dựng trang web, rất có thể bạn đã có một dự án lớn đòi hỏi nhiều người tham gia. May mắn thay, có những công cụ quản lý dự án đang ở ngoài kia để giúp quản lý hiệu quả tất cả những công việc lặt vặt.
Ưu điểm:
- Giúp trưởng dự án được tổ chức trong khi giúp những người khác thực hiện nhiệm vụ kịp thời
Ví dụ: Một công ty lên kế hoạch sự kiện đang tổ chức một bữa tiệc lớn. Thay vì phải tìm hiểu qua nhiều email và gửi âm ping cho tất cả các nhà thầu khác nhau, trưởng dự án có thể sử dụng nền tảng trung tâm để tạo các mốc thời gian, phân công nhiệm vụ, đo lường chi phí và đưa ra biểu hiện trực quan về tình trạng chung của từng bộ phận chuyển động.
Làm việc trực tuyến có thể giúp ích như thế nào
Yêu cầu các thành viên trong nhóm đăng nhập vào một vị trí ảo trung tâm để kiểm tra nhiệm vụ của họ hoặc đưa ra phản hồi dưới dạng nào đó giúp mọi thứ hoạt động trơn tru và nhanh chóng.
2. Tổ chức hội nghị qua video để xây dựng mối quan hệ
Chúng ta hãy nói về viêc bạn cần có một cuộc họp quan trọng, nhưng một nửa nhóm của bạn đang đi du lịch hoặc làm việc từ xa. Tổ chức hội nghị qua video là cách để nhận được tất cả các lợi ích dựa trên nghiên cứu khi gặp mặt trực tiếp mà không phải tốn chi phí và rắc rối khi đích thân lên kế hoạch.
Ưu điểm:
- Cải thiện tinh thần làm việc theo nhóm
- Xây dựng mối quan hệ tốt hơn ở các nhóm từ xa
- Tiết kiệm chi phí đi lại
Ví dụ: Một công ty phát triển phần mềm có một số dự án khá lớn để thảo luận, nhưng các thành viên trong nhóm đang ở ba văn phòng khác nhau trên cả nước. Thay vì tạo các chuỗi email dài hoặc khởi chạy cuộc gọi hội nghị, dù cả hai đều dễ dàng điều chỉnh, nhóm có thể gặp nhau trong một phòng ảo. Cụ thể, nhìn thấy đồng nghiệp của bạn trực tiếp làm gia tăng độ gắn kết và năng suất.
Làm việc trực tuyến có thể giúp ích như thế nào
Với hội nghị qua video, bạn cũng có thể chia sẻ dữ liệu, tài liệu và bài thuyết trình với các thành viên trong nhóm theo thời gian thực. Bạn cũng có thể dễ dàng ghi lại cuộc họp để chia sẻ với những người không thể tham gia.
3. Trò chuyện ở văn phòng giúp hoàn thành công việc
Đôi khi, chỉ cần đưa ra một câu hỏi nhanh và nhận được phản hồi nhanh chóng thực sự hữu ích. Với công cụ nhắn tin tức thời được xây dựng cho văn phòng của bạn, điều đó có nghĩa là mọi người có thể đăng ký và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
Ưu điểm:
- Giảm email
- Tăng tốc quá trình giao tiếp
- Dẫn đến phê duyệt nhanh hơn
Ví dụ: Một công ty luật nhỏ đột nhiên có nhiều khách hàng mới. Luật sư cần nhanh chóng bàn giao một số công việc của họ cho người trợ lý và các thành viên khác trong nhóm. Thay vì để thông tin bị mất trong kho lưu trữ email, công ty có thể trò chuyện trực tiếp hoặc với một nhóm để giúp hoàn thành công việc ngay lập tức.
Làm việc trực tuyến có thể giúp ích như thế nào
Nhóm có thể trò chuyện với nhau từ mọi nơi, vào mọi lúc. Các công cụ nhắn tin tức thời cũng cho phép chia sẻ màn hình để ra quyết định nhanh chóng. Lưu lịch sử trò chuyện giúp duy trì suy nghĩ đã đi đến quyết định.
4. Sửa đổi tài liệu theo thời gian thực làm giảm tình trạng chậm trễ
Hãy quên những chuỗi email chứa đầy tệp đính kèm và chỉnh sửa gây nhầm lẫn mà không ai nói với bạn. Với cộng tác tài liệu theo thời gian thực, nhóm của bạn có thể làm việc với nhau cùng một lúc về cùng một tài liệu, cho dù đó là tài liệu văn bản, bảng tính hoặc bản trình bày PowerPoint.
Ưu điểm:
- Giảm nhầm lẫn
- Tăng tốc quá trình phản hồi
- Giảm email
Ví dụ: Một công ty quảng cáo đang chuẩn bị bài thuyết trình ý tưởng bao gồm động não, chỉnh sửa và sửa đổi rất nhiều. Lưu bài thuyết trình ý tưởng trực tuyến và cùng làm việc nghĩa là họ có thể thấy mọi người đang làm gì, theo dõi các thay đổi được đề xuất và làm việc với phản hồi tức thời.
Làm việc trực tuyến có thể giúp ích như thế nào
Các thành viên trong nhóm có thể làm việc ở các văn phòng khác nhau nhưng họ vẫn có thể chỉnh sửa tài liệu với nhau cùng một lúc. Điện toán đám mây cắt giảm thời gian trễ và giúp mọi người dễ dàng đóng góp cho dự án.
5. Lưu trữ đám mây với kiểm soát phiên bản giúp mọi thứ được tổ chức
Lưu trữ dự án hoặc tài liệu trên đám mây là cách dễ nhất để biết những người cần đều có quyền truy cập vào mọi lúc, từ mọi nơi trên thế giới. Ưu điểm là cộng tác theo thời gian thực, nhưng điều đó cũng có nghĩa là mọi người đều có thể truy cập trực tuyến ngay lập tức, tìm một phiên bản cụ thể và lưu một bản sao nếu cần thiết, trước khi thêm phản hồi.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian
- Giảm email
- Bảo quản tất cả các phiên bản của một tệp ở vị trí trung tâm
Ví dụ: Một tổ chức phi lợi nhuận đang làm việc về bài thuyết trình liên quan đến tất cả các nghiên cứu mới nhất về nạn đói ở Mỹ. Các thành viên trong nhóm có thể đóng góp vào tài liệu khi họ đang bận rộn mà không xóa những công việc khác của nhau hoặc cố gắng tìm một phiên bản cụ thể.
Làm việc trực tuyến có thể giúp ích như thế nào
Có bản thuyết trình ở vị trí trung tâm giúp phản hồi nhanh hơn và giúp tổ chức phiên bản.
Sử dụng một hoặc nhiều trong số công cụ cộng tác theo nhóm này có thể cải thiện đáng kể năng suất, bất kể bạn đang làm gì. Và khi tương tác với nhau không phức tạp, việc xây dựng mối quan hệ cũng dễ dàng hơn nhiều, dẫn đến kết quả tốt hơn cho mọi người.
