Máy hủy tài liệu (hay còn được gọi là máy hủy giấy, tên tiếng Anh là paper shredder) là thiết bị được sử dụng để hủy giấy bằng phương pháp dùng các lưỡi dao để cắt giấy thành các sợi hay các mảnh vụn nhằm bảo mật, không cho người khác đọc được thông tin trên giấy, nhất là đối với các thông tin bí mật, quan trọng và nhạy cảm.
Máy hủy tài liệu có những loại nào?
Trên thị trường hiện nay có khá nhiều loại máy hủy giấy khác nhau và thường được phân loại dựa trên những tiêu chí như:
Dựa trên kiểu hủy giấy
Máy hủy sợi (strip-cut paper shredder): Là loại máy hủy tài liệu có chức năng cắt giấy thành dạng sợi dài (mỗi tờ giấy thường được cắt thành 15 - 20 sợi). Các lưỡi dao của máy hủy giấy dạng sợi được đặt song song với nhau trên một khung thép.
Máy hủy vụn (cross-cut paper shredder): Là loại máy hủy tài liệu có chức năng cắt giấy thành dạng các mảnh vụn (mỗi tờ giấy thường được cắt thành những mảnh nhỏ). Các lưỡi dao của máy hủy giấy dạng vụn được đặt chéo nhau và vận hành đồng bộ cùng đồng hồ (dạng cơ hoặc điện tử) tích hợp bên trong máy để cắt giấy thành các mảnh vụn đều nhau. Loại này giúp bảo mật thông tin tốt hơn so với máy hủy sợi.
Máy hủy siêu vụn (micro-cut paper shredder): Là phiên bản nâng cấp của máy hủy tài liệu dạng vụn, có chức năng cắt giấy thành các mảnh siêu nhỏ, được đánh giá là loại máy có tính bảo mật thông tin cao nhất.
Dựa trên công suất hủy giấy
Máy hủy giấy mini: Là loại máy hủy tài liệu thông thường với công suất nhỏ, kích thước nhỏ, tốc độ hủy và số lượng giấy hủy được mỗi lần không quá cao, thường được sử dụng khi chỉ cần hủy lượng tài liệu ít, không thường xuyên.
Máy hủy giấy công nghiệp: Là loại máy hủy tài liệu có công suất lớn, kích thước lớn, có thể hủy số lượng giấy lớn mỗi lần ở tốc độ cao, thậm chí có thể hủy giấy liên tục 24/24 giờ, thường được sử dụng khi cần hủy lượng tài liệu nhiều, thường xuyên.
Dựa vào cách vận hành
Máy hủy giấy bằng tay: Là loại máy hủy tài liệu được bố trí một cần quay tay trên nắp máy. Sau khi đặt giấy vào cửa cho giấy, người dùng tiến hành quay cần quay tay này để giấy được kéo xuống và các lưỡi dao của máy có thể cắt giấy thành sợi. Đây là loại máy hủy tài liệu thủ công, hoạt động chậm, tốn sức.
Máy hủy giấy tự động: Là loại máy hủy tài liệu hoàn toàn tự động, sau khi người dùng đặt giấy vào cửa cho giấy thì giấy được tự động cuốn xuống và được hủy, giúp tiết kiệm thời gian và không tốn sức vận hành thiết bị. Thông tin dưới đây sẽ tập trung vào dòng máy hủy tài liệu tự động này.
Đặc điểm của máy hủy tài liệu?
Công dụng của máy hủy tài liệu
Máy hủy tài liệu có những công dụng chính như sau:
Hủy tài liệu thành các sợi nhỏ hay mảnh vụn để các thông tin trên giấy tờ, hồ sơ... thải loại ở dạng không hoàn chỉnh, khó có thể đọc được, giúp bảo mật, ngăn chặn việc bị lấy cắp các thông tin bí mật, quan trọng của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức...
Giúp không gian văn phòng trở nên ngăn nắp, gọn gàng hơn khi các tài liệu thải loại được giải phóng tức thì.
Hạn chế số lần đổ rác, đồng thời tài liệu, giấy sau khi hủy có thể được vận chuyển tới các địa điểm tái chế dễ dàng hơn, giúp bảo vệ môi trường tốt hơn.
Ưu điểm của máy hủy tài liệu
Có thể hủy được nhiều chất liệu khác nhau như giấy, ghim, CD, thẻ nhựa...
Có các kiểu, chế độ hủy giấy đa dạng để đáp ứng những nhu cầu bảo mật thông tin khác nhau.
Có thiết kế hiện đại, cách sử dụng dễ dàng và có thể linh hoạt di chuyển máy tới những vị trí khác nhau nhờ hệ thống bánh xe phía dưới chân đế.
Có các tính năng tiện ích, hỗ trợ xử lý hủy bỏ tài liệu hiệu quả, đơn giản hơn như hạn chế tiếng ồn, chống kẹt giấy, tự khởi động khi đặt giấy vào cửa cho giấy, tự ngắt khi quá trình hủy tài liệu kết thúc, trả ngược khi kẹt giấy, báo đầy giấy...
Có công suất, dung tích thùng chứa giấy sau hủy, mức giá... đa dạng để đáp ứng phong phú nhu cầu sử dụng của người dùng.
Có nên dùng máy hủy tài liệu không?
Với những công dụng và ưu điểm như trên, có thể thấy máy hủy tài liệu là cách để hủy tài liệu bản cứng nhanh chóng, tiện lợi, hữu ích, giúp bảo mật thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức... một cách hiệu quả nhất, tránh những tác động tiêu cực do bị lộ các thông tin quan trọng, bí mật kinh doanh... Chính vì thế, máy hủy tài liệu luôn là một trong những thiết bị nên có tại các văn phòng làm việc của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào.
Tham khảo: Những lý do bạn nên mua máy hủy tài liệu
Nên mua máy hủy tài liệu loại nào tốt?
Để mua được một chiếc máy hủy tài liệu tốt, bạn nên lưu ý một số điểm như sau:
Chọn máy có kiểu hủy tài liệu phù hợp với nhu cầu bảo mật thông tin của mình: Loại hủy siêu vụn và hủy vụn có khả năng bảo mật thông tin tốt nhất khi tài liệu được cắt thành những mảnh nhỏ, hầu như không có cách nào khôi phục lại được; loại hủy sợi có khả năng bảo mật kém hơn.
Chọn máy có công suất hoạt động, dung tích thùng chứa rác, tính năng... phù hợp với nhu cầu sử dụng: Nếu là doanh nghiệp, tổ chức lớn, có nhu cầu hủy lượng lớn tài liệu thì nên ưu tiên chọn máy hủy giấy công nghiệp để hủy được nhiều tờ mỗi lần, có nhiều tính năng hỗ trợ để rút ngắn thời gian hủy tài liệu; còn các văn phòng vừa và nhỏ có khối lượng tài liệu cần hủy không quá cao có thể chọn máy công suất thấp hơn để tiết kiệm chi phí.
Chọn máy từ những thương hiệu uy tín như máy hủy tài liệu Silicon, máy hủy tài liệu GBC, máy hủy tài liệu Bingo, máy hủy tài liệu Dino, máy hủy tài liệu Bosser, máy hủy tài liệu Nikatei... để được đảm bảo về chất lượng, độ bền và chế độ bảo hành sản phẩm một cách tốt nhất.
Xem thêm: Tư vấn chọn mua máy hủy tài liệu, máy hủy giấy bền và tốt nhất
Lưu ý gì khi sử dụng máy hủy tài liệu?
Trong quá trình sử dụng máy hủy tài liệu, bạn cần lưu ý một số điểm sau để máy luôn hoạt động tốt, bền bỉ, được kéo dài tuổi thọ:
Sử dụng theo đúng hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất.
Nên phân loại tài liệu trước khi hủy để đảm bảo chỉ cho vào máy các tài liệu làm từ những chất liệu máy có khả năng hủy được, tránh làm hỏng hóc, hư hại các linh kiện bên trong máy.
Chỉ cho vào máy đủ số lượng giấy máy có thể hủy mỗi lần.
Sau khi máy hủy giấy đã hoạt động hết thời gian liên tục cho phép thì cần cho máy nghỉ khoảng 5 - 10 phút rồi mới sử dụng tiếp để máy không bị quá tải, quá nhiệt, không làm hỏng động cơ và các phụ tùng bên trong máy.
Khi vận hành máy, người dùng cần tuân thủ một số quy tắc an toàn lao động như buộc gọn tóc, mặc quần áo gọn gàng, tránh đeo các loại khăn quàng, cà vạt, đồ trang sức... và không để tay gần khu vực lưỡi dao cắt để không bị máy cuốn vào, tránh các tai nạn đáng tiếc.
Máy hủy tài liệu cần được đặt ở các vị trí thông thoáng, không tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời, nước mưa, nguồn nhiệt cao, nguồn ẩm lớn... và cần được vệ sinh định kỳ để tránh bụi bặm bám vào các chi tiết máy gây trục trặc, khiến máy không thể hoạt động bình thường.
Máy hủy giấy mini giá rẻ - Máy hủy tài liệu công nghiệp bằng tay
